(Dernière vérification : 14 octobre 2026)

Suppression automatique des comptes inactifs : RGPD et CNIL

En bref

Le RGPD ne dit pas au bout de combien de temps un compte inutilisé doit disparaître. Il pose un principe, la limitation de la conservation : on ne garde des données qui identifient une personne que le temps nécessaire à la finalité pour laquelle on les a collectées. Choisir la durée, et pouvoir la justifier, c'est à vous de le faire. Nautilus se charge de la partie que personne n'aime faire à la main : il prévient la personne par e-mail, attend, puis supprime le compte si elle n'est pas revenue.

Nous ne sommes pas juristes et cette page n'est pas un conseil juridique. Elle dit ce que disent les textes cités plus bas, tels que nous les lisons, et ce que fait notre logiciel. Activer ces règles ne suffit pas à vous rendre conforme : faites valider la durée que vous choisissez par une personne compétente.

Ce que disent les textes

Ce que disent les textes
TexteCe qu'il ditValeur juridiqueVérifié le
RGPD, art. 5, § 1, e), « limitation de la conservation »Les données qui permettent d'identifier une personne ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités du traitement.Règlement européen14 oct. 2026
RGPD, art. 17, § 1, a)La personne peut demander l'effacement quand ses données ne sont plus nécessaires à ces finalités, et le responsable du traitement doit alors les effacer dans les meilleurs délais.Règlement européen14 oct. 2026
RGPD, art. 13, § 2, a)Vous informez les personnes de la durée de conservation ou, à défaut, des critères qui la déterminent.Règlement européen14 oct. 2026
CEPD, lignes directrices 4/2019 (version 2.0, adoptée le 20 oct. 2020), points 80 à 82 (texte en anglais)La finalité décide de la durée. La suppression de certaines données devrait être automatisée. Vous devez pouvoir justifier la durée, et la fixer aussi pour les sauvegardes et les journaux.Lignes directrices des autorités européennes de protection des données14 oct. 2026
CNIL, questions-réponses sur les référentiels « gestion commerciale » et « impayés », page du 28 janv. 2022Compte inactif : 2 ans à compter de la dernière action de la personne, avec un avertissement avant l'échéance. Prospects : 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect. Clients : pendant la relation commerciale, puis 3 ans après sa fin (pour la prospection).Recommandation. La CNIL précise que les référentiels ne sont pas contraignants et qu'on peut s'en écarter en le justifiant14 oct. 2026 (copie archivée du 18 mai 2026, voir Sources)

Le « 3 ans » et le « 2 ans » de la CNIL

Si vous cherchez « RGPD suppression des données 3 ans », vous êtes probablement tombé sur le chiffre de la CNIL pour les fichiers de prospection : trois ans à compter de la collecte ou du dernier contact venant du prospect. Pour les comptes inactifs, elle recommande deux ans à compter de la dernière action de la personne, et conseille de la prévenir avant l'échéance.

Aucun de ces chiffres n'est un délai légal. Le RGPD n'en fixe pas, et la CNIL dit elle-même que ses référentiels ne sont pas contraignants : un organisme peut s'en écarter s'il justifie ses écarts. Ces repères portent sur la gestion commerciale. Pour un autre usage, la durée dépend de votre finalité, pas d'un chiffre trouvé en ligne.

Concrètement

  • Choisissez une durée à partir de la finalité de votre produit (combien de temps un vrai client peut rester absent avant qu'on puisse le considérer comme perdu) et écrivez-la.
  • Indiquez-la dans votre information aux personnes.
  • Prévenez avant de supprimer. La CNIL le conseille, et Nautilus le fait pour tout compte qui a une adresse e-mail.
  • Supprimez aussi les copies que vous avez faites dans vos propres systèmes. Voir « Ce qui n'est pas couvert ».

Notre avis : deux ans de silence conviennent à un outil qu'on ouvre tous les quelques mois. Pour une déclaration annuelle, c'est trop court ; pour une messagerie, trop long. Nautilus accepte de 1 à 120 mois : le chiffre est le vôtre, pas le nôtre.

Vous êtes le responsable du traitement des données de vos utilisateurs, et Nautilus les traite pour votre compte. Un accord de sous-traitance des données (DPA) est disponible sur demande.

Comment Nautilus le met en œuvre

Nautilus propose quatre règles par projet, dans son API de connexion et d'utilisateurs (l'API Gate, /v1/gate/*). Chaque règle est désactivée tant que vous ne l'activez pas, et n'agit que sur les utilisateurs finaux du projet auquel elle appartient. Vous les réglez dans le tableau de bord, sous Utilisateurs et connexion → Règles, ou par l'API.

Exemple : voir combien de personnes une règle d'inactivité d'un an toucherait, puis l'activer.

curl -X POST https://api.vernesoft.com/v1/gate/lifecycle/rules/delete_inactive/preview \
  -H 'Authorization: Bearer vrn_9f8a7...' \
  -H 'Content-Type: application/json' \
  -d '{ "params": { "inactive_after_months": 12, "warn_before_days": 30, "include_without_address": false } }'
{
  "kind": "delete_inactive",
  "available": true,
  "matching_now": 41,
  "capped": false
}

matching_now est le nombre de personnes qui recevraient l'e-mail d'avertissement tout de suite. L'aperçu n'écrit rien et fonctionne que la règle soit activée ou non.

curl -X PUT https://api.vernesoft.com/v1/gate/lifecycle/rules/delete_inactive \
  -H 'Authorization: Bearer vrn_9f8a7...' \
  -H 'Content-Type: application/json' \
  -d '{
    "enabled": true,
    "params": { "inactive_after_months": 12, "warn_before_days": 30, "include_without_address": false }
  }'

inactive_after_months accepte de 1 à 120, warn_before_days de 7 à 90. Pour deux ans, envoyez 24.

Ce qui arrive ensuite à une personne :

  1. À peu près toutes les heures, Nautilus repère les personnes dont la dernière connexion est assez ancienne.
  2. Elles reçoivent un e-mail warn_before_days jours avant la date de suppression. Il nomme votre projet et la date (UTC), et précise qu'une seule connexion suffit pour garder le compte. Les e-mails sont en anglais pour l'instant et partent de noreply@vernesoft.com.
  3. À cette date, si rien n'a changé, le compte est supprimé. C'est la même suppression que DELETE /v1/gate/identities/{id} : l'identité et ses sessions disparaissent, avec les enregistrements qui rattachent la personne à vos projets et à vos organisations. Si la personne se connecte avant, la suppression est annulée.
  4. Vos endpoints reçoivent un webhook identity.deleted dont le payload.reason vaut inactive_account_expired (ou unverified_account_expired pour les comptes non confirmés). C'est le signal pour supprimer la personne dans vos propres systèmes.

Les quatre règles

Les quatre règles
RèglekindCe qu'elle faitOffreE-mail à la personne
Supprimer les comptes non confirmésdelete_unverifiedUne personne s'inscrit et ne confirme jamais son adresse e-mail. Le compte est supprimé delete_after_days jours après l'inscription (2 à 365).Free et au-dessusUn avertissement warn_before_days jours avant la suppression (de 1 à delete_after_days moins 1)
Rappeler aux personnes de confirmer leur e-mailremind_unverifiedUn rappel remind_after_hours heures après l'inscription (1 à 720), seulement pour les personnes qui s'inscrivent après l'activation de la règle. Rien n'est supprimé.Pro et au-dessusLe rappel lui-même
Retirer les rôles à l'échéanceexpire_rolesUn membre d'une organisation dont l'expires_at est dépassé perd son appartenance, et le rôle avec.Pro et au-dessusAucun : aucun compte n'est supprimé
Supprimer les comptes inactifsdelete_inactiveUne personne ne s'est pas connectée depuis inactive_after_months mois (1 à 120). Elle est prévenue, puis supprimée, sauf si elle se connecte avant.Pro et au-dessusUn avertissement, de 7 à 90 jours avant la suppression

Activer une règle que votre offre n'inclut pas est refusé avec un 403 et le code plan_required.

Ce que Nautilus vérifie avant d'agir

  • Rien n'est activé par défaut, et une règle touche aussi les personnes déjà inscrites, pas seulement les nouvelles inscriptions. Faites l'aperçu d'abord ; le tableau de bord demande une confirmation avant d'activer une règle qui supprime.
  • Pas de suppression sans avertissement envoyé. Si l'e-mail d'avertissement ne peut pas être remis pendant 72 heures, la personne est laissée telle quelle.
  • Tout est revérifié juste avant l'e-mail et juste avant la suppression. Si la personne a confirmé son adresse, s'est connectée, a été désactivée ou supprimée, ou si la règle a été désactivée, modifiée ou n'est plus dans votre offre, l'étape est annulée et rien n'est envoyé ni supprimé.
  • La suppression n'a jamais lieu avant la date indiquée dans l'e-mail, même si vous modifiez la règle entre-temps.
  • Seulement les personnes de ce projet, et d'aucun autre. Une personne qui a des comptes dans deux de vos projets n'est touchée par la règle d'aucun des deux. Un compte que vous avez désactivé vous-même n'est pas touché.
  • Les personnes qui se connectent avec Telegram n'ont pas d'adresse e-mail : rien ne permet de les prévenir. Elles ne sont jamais touchées, sauf si vous mettez include_without_address à true : elles sont alors supprimées sans aucun avertissement une fois inactives pendant la période. N'activez cette option que si c'est ce que vous annoncez à vos utilisateurs.
  • « Inactif » veut dire : aucune connexion, quelle que soit la méthode. Les connexions n'étaient pas enregistrées avant la sortie de la fonction, le 8 octobre 2026 : une personne sans connexion enregistrée compte donc comme active à partir du jour où elle a rejoint votre projet, sans jamais remonter avant le début de l'enregistrement. Aucune suppression pour inactivité ne peut avoir lieu avant qu'une période d'inactivité complète se soit écoulée à partir de cette date.

Ce qui n'est pas couvert

Ce qui n'est pas couvert
QuoiPourquoiCe que vous faites
Journaux de serveurLes règles ne touchent pas aux journaux de serveur. Ils expirent selon leur propre durée.Posez-nous la question si votre auditeur vous la pose.
Vos propres systèmesUne règle supprime la personne dans Nautilus. La copie dans votre base, votre CRM, votre outil d'analyse, vos journaux ou chez votre prestataire d'e-mails vous appartient.Réagissez au webhook identity.deleted.
Historique des livraisons de webhooksL'historique des livraisons conserve les messages envoyés à vos endpoints (les événements d'inscription et de connexion portent l'adresse e-mail de la personne) pendant 7 jours sur Free, 90 sur Pro et 180 sur Advanced et Contract. Supprimer une personne ne les efface pas plus tôt.Rien : la durée dépend de votre offre.
Journal d'auditLe journal d'audit conserve les entrées de connexion (ID de la personne, adresse IP, user agent) pendant 7 jours sur Free, 30 sur Pro et 90 sur Advanced. Supprimer une personne n'efface pas ses entrées ; elles expirent avec la fenêtre.Choisissez une fenêtre plus courte dans le tableau de bord si vous en avez besoin.
Décompte des utilisateurs actifs des mois closLe décompte mensuel des utilisateurs actifs sert à la facturation : les mois clos sont donc conservés 13 mois. Ses lignes désignent une personne par son seul ID. Supprimer une personne la retire du mois en cours.Rien.
Liste d'activité des règlesLes entrées terminées (qui a été prévenu, qui a été supprimé) sont conservées 90 jours. Elles désignent une personne par son ID et ne contiennent aucune adresse e-mail.Rien.
Personnes sans adresse e-mailLes connexions Telegram ne peuvent pas être prévenues : les règles ne les touchent donc pas par défaut.Décidez pour include_without_address.

Questions fréquentes

Le RGPD impose-t-il de supprimer les comptes inactifs au bout d'un délai fixe ?

Non. Il impose de ne pas conserver des données personnelles plus longtemps que nécessaire à leur finalité, et de pouvoir justifier la durée choisie. Les 2 ans de la CNIL pour les comptes inactifs sont une recommandation, pas un délai légal.

Faut-il prévenir les personnes avant ?

Le RGPD ne l'impose pas expressément. La CNIL conseille un avertissement avant la suppression d'un compte inactif. Nautilus prévient toujours d'abord, sauf pour les comptes Telegram que vous l'autorisez explicitement à supprimer sans avertissement.

Puis-je essayer sans rien supprimer ?

Oui. Les règles sont désactivées par défaut, l'aperçu n'écrit rien, et le tableau de bord demande une confirmation avant qu'une règle de suppression ne soit activée.

Pour commencer

La suppression des comptes non confirmés est incluse dans l'offre Free : 1 000 utilisateurs actifs par mois, sans carte bancaire. La suppression des comptes inactifs demande Pro, à 99 € par mois pour 10 000 utilisateurs actifs (tarifs vérifiés le 14 octobre 2026 ; la page des tarifs donne la liste à jour).

Verne Software est immatriculée en Serbie. Les données d'identité sont stockées sur nos serveurs, hébergés chez OVHcloud en France.

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Sources, vérifiées le 14 octobre 2026